Öffnen Sie zunächst Ihr Outlook und klicken Sie auf den Reiter “Kalender”:
Nun haben Sie die Möglichkeit im oberen linken Eck einen neuen Termin einzustellen. Klicken Sie dafür auf “Neuer Termin”:
Ich möchte einen Termin mit meinem Kollegen Hannes Kamenisch um 13 - 14 Uhr am Montag den 10.03.2025 reservieren.
Ich habe mich für den Raum 104 entschieden, weil ich das Konferenzsystem für den Termin benötige. Dazu müssen Sie auf die Schaltfläche “Ort” klicken um den Raum auswählen zu können. Hier erfahren Sie wie Sie mit Filtern arbeiten können.
Nun sind folgende Punkte wichtig: Stellen Sie sicher das unter dem Adressbuch “All Rooms” ausgewählt ist, siehe Beispielbild:
Wenn Ihnen der richtige Raum gezeigt wird, müssen Sie einmal Doppelklicken, damit der Raum unter Räume angezeigt wird:
Wenn der Raum unter Räume zu sehen ist, können Sie auf “OK” klicken. Nun sollte der Raum unter Ort eingetragen werden:
Alternativ können Sie auch den Raum über die Vorschläge auswählen:
Geben Sie dafür unter dem Reiter “Ort” das Wort “Raum” ein. Nun sollten Vorschläge für die Räume kommen, die man auswählen kann:
Nun sollte der Termin wie in dem Beispiel ungefähr so aussehen:
Damit ein reibungsloser Ablauf für die Planung erfolgen kann, sollte man den Terminplanungs-Assistent benutzen. Dafür klickt man oben in der Navigation auf “Terminplanungs-Assistent”.
Nun kann man schauen ob der Raum gerade frei ist oder nicht. In diesem Beispiel ist unser Termin zwischen 13 - 14 Uhr. Hier sollte zwischen der Zeitspanne kein Blocker enthalten sein:
Zum direkten Vergleich:
| Der Raum ist belegt: | Der Raum ist nicht belegt und buchbar: |
Der Empfang behält sich vor den Termin auf einen anderen Raum zu legen. Erfragen Sie deshalb bitte in welchem Raum Sie sitzen.
Wenn der Raum frei ist, kann der Termin eingestellt werden. Dazu wieder zurück auf “Besprechung” navigieren und auf "Senden" klicken.