Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie als Vorgesetzte/r fehlende oder falsche Buchungen Ihrer Mitarbeitenden korrigieren.
Sie lernen:
· wann Sie Tagesbuchungen nutzen
· wann Sie Zeitkorrekturen nutzen
· wie Sie Zeiten einfach und korrekt anpassen
Wann nutze ich was?
Tagesbuchungen = fehlende Zeiten nachtragen Zeitkorrekturen = Zeiten anpassen oder gutschreiben
Typische Beispiele
Tagesbuchung:
· Mitarbeitender hat vergessen zu stempeln
· Arbeitsbeginn oder Ende fehlt
· Pause wurde nicht gebucht
Zeitkorrektur:
· Mitarbeitender hat in der Pause gearbeitet → z. B. 30 Minuten gutschreiben
· Mitarbeitender hat länger gearbeitet ohne Rücksprache → Sie entscheiden, wie viel Zeit angerechnet wird (z. B. nur 30 Minuten statt 2 Stunden)
Einstieg über das Monatsjournal
Öffnen Sie das „Monatsjournal“ des Mitarbeitenden.
Gehen Sie mit der Maus auf den gewünschten Tag (ohne zu klicken).
Wählen Sie die passende Funktion aus:
-Tagesbuchungen (mit Anpassen der Grenzen) oder Zeitkorrektur
1. Wenn eine Buchung fehlt:
· Tagesbuchungen auswählen
· Uhrzeit eingeben
· passende Buchung wählen: Kommen (Arbeitsbeginn) oder Gehen (Arbeitsende)
· Fügen Sie eine kurze Bemerkung hinzu
Danach speichern.
2. Wenn ein Mitarbeitender früher beginnt oder länger arbeitet: Tagesbuchungen auswählen
Nutzen Sie „Arbeitszeit max.“ und „Beginn“ oder „Ende“
Beispiel 1: Vorgegebene Arbeitszeiten: 07:00 – 15:30 Uhr Tatsächlich hat der Mitarbeiter bis 18:19 Uhr gearbeitet
Das System zeigt diesen Fall als Anomalie an.
Wenn Sie die Anomalie einfach als „erledigt“ markieren, rechnet das System die Arbeitszeit automatisch nach den vorgegebenen Zeiten (z. B. bis 15:30 Uhr). Wenn der Mitarbeitende tatsächlich länger gearbeitet hat, müssen Sie oder der Mitarbeitende eine Tagesbuchung erstellen, damit die Überstunden angerechnet werden.
→ Die falsche Buchung stornieren, indem Sie das erste leere Kästchen auf der rechten Seite auswählen.
- Wenn Sie später feststellen, dass die Buchung doch korrekt war, können Sie diese wieder aktivieren, indem Sie das zweite leere Kästchen auf der rechten Seite auswählen.
→ „Ge-Gehen“ eintragen + richtige die Uhrzeit (16:30)
→ „Ende“ + „Arbeitszeit max.“ auswählen
Beispiel 2: Vorgegebene Arbeitszeiten: 08:00 – 15:30 Uhr Tatsächlich hat der Mitarbeiter um 06:00 Uhr angefangen
→ „Ko-Kommen“ +richtige Uhrzeit (06:00)
→ „Beginn“ + „Arbeitszeit max.“ auswählen
3. Pause nachtragen (wenn sie vergessen wurde)
Wenn eine Pause komplett vergessen wurde, können Sie diese über „Tagesbuchungen“ nachtragen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
· Wählen Sie „Pause“ oder „Raucherpause“ für den Beginn der Pause
· Und dann wählen Sie „Kommen“ für das Ende der Pause
· Tragen Sie die jeweils korrekten Uhrzeiten ein
Fügen Sie immer eine kurze Bemerkung hinzu (z. B. „Pause vergessen zu stempeln“). Dies hilft, spätere Rückfragen zu vermeiden und erleichtert die Prüfung.
Teilweise fehlende Pause
Wenn nur ein Teil der Pause fehlt (z. B. Beginn oder Ende):
· Nur fehlender Beginn → über „Pause“ oder „Raucherpause“ eintragen
· Nur fehlendes Ende → über „Kommen“ eintragen
Auch hier gilt: bitte immer eine Bemerkung hinzufügen.
Hinweis: Diese Buchung kann auch vom Mitarbeitenden als Antrag über „Tagesbuchungen“ gestellt werden.
In diesem Fall prüfen Sie den Antrag und genehmigen ihn, wenn alles korrekt ist. Achten Sie dabei auf die Bemerkung des Mitarbeitenden.
4. Zeit gutschreiben: Zeitkorrektur auswählen
Wenn Zeit bewusst angepasst werden soll:
Beispiele:
· Pause wurde gearbeitet → Zeit gutschreiben
· Mitarbeitender hat länger gearbeitet → nur einen Teil anrechnen
Als Vorgesetzte/r entscheiden Sie, welche Zeit angerechnet wird.
Vorgehen:
· Wählen Sie den Antragstyp „Zeitkorrektur“ aus
· Geben Sie das Datum ein
· Tragen Sie die gewünschte Zeitdauer ein (z. B. 30 Minuten oder 1 Stunde)
· Klicken Sie auf „Antrag stellen“