Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Anträge Ihrer Mitarbeitenden im AIDA-System prüfen, genehmigen oder ablehnen.
Voraussetzungen:
· Sie sind im AIDA-System angemeldet (am PC)
· Sie haben die Berechtigung, Anträge zu bearbeiten
· Ihnen sind Mitarbeitende im System zugeordnet
Wichtig: Anträge können Sie nur am PC bearbeiten.
Einstieg über das Dashboard:
Sobald Sie sich im AIDA-System angemeldet haben, öffnet sich die Dashboard-Seite.
Im Bereich neben „Direkt Buchen“ sehen Sie den Abschnitt „Anträge“.
Dort finden Sie:
· Ihre eigenen Anträge (offen oder abgeschlossen)
· die offenen Mitarbeiteranträge, die Sie bearbeiten können
· die Anzahl dieser Anträge
Klicken Sie darauf, um direkt zur Übersicht zu gelangen.
Sie werden zur Seite „Anträge bearbeiten“ weitergeleitet.
Alternative Navigation über das Dashboard:
Alternativ können Sie den Bereich „Anträge“ auch direkt auf der Dashboard-Seite auswählen.
Klicken Sie dazu links auf die Option „Anträge“.
Sie gelangen zur Übersichtsseite „Anträge bearbeiten“.
Dort stehen Ihnen folgende Bereiche zur Verfügung:
· Eigene Anträge
· Antragsarchiv
· Mitarbeiteranträge
Klicken Sie auf „Mitarbeiteranträge“, um die Anträge Ihrer Mitarbeitenden zu bearbeiten.
Weitere Funktionen über Rechtsklick nutzen
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Antrag klicken (ohne ihn zu öffnen), werden auf der rechten Seite mehrere Optionen angezeigt.
Diese Funktionen helfen Ihnen, den Antrag besser zu prüfen und schneller zu bearbeiten.
Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
1. Persönlicher Kalender des Mitarbeiters
Sie können die Abwesenheiten des Mitarbeiters einsehen und prüfen.
2. Gruppenkalender des Teams
Sie sehen, wie viele Mitarbeitende im gewünschten Zeitraum abwesend sind.
So können Sie besser entscheiden, ob der Antrag genehmigt werden kann.
3. Monatsjournal des Mitarbeiters
Diese Ansicht ist besonders wichtig, wenn der Mitarbeitende Urlaub als Abbau von Flexzeit beantragt. Sie können prüfen, ob genügend Überstunden vorhanden sind.
4. Antrag ablehnen
Sie können den Antrag direkt ablehnen.
5. Antrag weiterleiten
Sie können den Antrag an eine andere zuständige Person weiterleiten.
6. Antrag genehmigen
Sie können den Antrag direkt genehmigen.
7. Zusätzliche Informationen
anzeigen Sie sehen weitere Details zum Antrag, zum Beispiel:
-wann der Antrag gestellt wurde
-vorhandene Bemerkungen
-Urlaubskonto und Zeitkonto
-Historie des Antrags und bei wem er sich aktuell befindet
Bemerkungen sind besonders wichtig, z. B. bei: Korrekturen von falschen Stempelungen oder Buchungen über Tagesbuchungen.
Diese Informationen helfen, Rückfragen zu vermeiden.
Nach der Genehmigung oder Ablehnung erscheint ein Hinweis: „Erfolgreich ausgeführt“.